Whistleblowing

Il valore di segnalare illeciti

Segnalare violazioni di disposizioni normative provinciali, nazionali ed europee (intese come comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Fondazione Haydn di Bolzano e Trento) è ESPRESSIONE DI SENSO CIVICO. Segnalare al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) della Fondazione Haydn di Bolzano e Trento tali violazioni, di cui si sia venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo con la Fondazione, non è quindi delazione, ma SALVAGUARDIA DELL’INTERESSE PUBBLICO. Per questo, la legge garantisce la riservatezza della segnalazione (whistleblowing) e dell’identità del segnalante (whistleblower), prevedendo apposite MISURE DI PROTEZIONE.

La nuova disciplina introdotta dal D. Lgs 24/2023

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il D. Lgs. 24/2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Chi può fare la segnalazione

Possono effettuare una segnalazione, nell’interesse dell’integrità della Fondazione Haydn di Bolzano e Trento:

a) i dipendenti della Fondazione Haydn di Bolzano e Trento;
b) i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i liberi professionisti e i consulenti, i volontari e i tirocinanti, anche se a titolo gratuito, che prestano la propria attività presso la Fondazione Haydn di Bolzano e Trento;
c) i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore privato che forniscono beni o servizi o realizzano opere a favore della Fondazione Haydn di Bolzano e Trento;
d) i titolari di funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso la Fondazione Haydn di Bolzano e Trento.

QUANDO i soggetti sopra elencati possono effettuare le segnalazioni, beneficiando delle tutele:

• prima dell’inizio del rapporto giuridico con la Fondazione Haydn di Bolzano e Trento, se con la segnalazione si fa riferimento ad informazioni raccolte durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• durante il rapporto giuridico con la Fondazione Haydn di Bolzano e Trento;
• successivamente alla conclusione del rapporto giuridico con la Fondazione Haydn di Bolzano e Trento, se con la segnalazione si fa riferimento ad informazioni raccolte nel corso del rapporto stesso.

Cosa si può segnalare

Sono oggetto di segnalazione le informazioni sulle violazioni di disposizioni normative provinciali, nazionali o dell’Unione europea commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nella Fondazione, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Fondazione Haydn di Bolzano e Trento, commesse nell’ambito organizzativo della Fondazione con cui li segnalante intrattiene uno dei rapporti giuridici sopra menzionati.

Più precisamente, deve trattarsi di:

• violazioni di disposizioni normative provinciali, nazionali o dell’Unione europea
• che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Fondazione Haydn di Bolzano e Trento;
• commesse nell’ambito organizzativo della Fondazione, con cui li segnalante ha un rapporto giuridico qualificato (v. sopra);
• anche non ancora commesse se, sulla base di elementi concreti, c’è il ragionevole timore possano essere commesse;
• anche semplici irregolarità, solo però qualora queste possano costituire quegli elementi concreti tali da far ritenere ragionevole la probabile commissione di una violazione.

Si tratta di COMPORTAMENTI, ATTI OD OMISSIONI che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione (MOG), compreso il codice etico;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, come ad es. le violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

IMPORTANTE

Al momento della segnalazione il segnalante deve avere fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito oggettivo previsto dal decreto. Non è necessaria, quindi, la certezza (per non scoraggiare a fare la segnalazione!), ma la buona fede sì.

Non sono ammissibili le segnalazioni qualora basate su indiscrezioni (cd. voci di corridoio), circostanze generiche (tali da non consentire la comprensione dei fatti), eventi non verificabili, notizie palesemente prive di fondamento o già di dominio pubblico, ovvero corredate da documentazione non appropriata o inconferente.

La segnalazione non è utilizzabile per contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro con l’ente ovvero con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Come fare una segnalazione al RPCT

La legge consente sì di utilizzare il canale esterno presso l’ANAC, la divulgazione pubblica e la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile (per le quali si rinvia al D. Lgs. n. 24 del 2023 e alle precisazioni della stessa ANAC), ma solo qualora ricorrano determinati presupposti.
Questo perché il canale prioritario e ordinario è quello interno.

CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE

Il segnalante ha la possibilità di scegliere fra modalità scritta e orale:

• in forma scritta (metodo delle tre buste chiuse) – la segnalazione va inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (parte I del modulo); la seconda con la segnalazione (parte II del modulo), al fine di separare i dati del segnalante dalla segnalazione stessa. Entrambe le buste vanno poi inserite in una terza busta chiusa, con all’esterno la dicitura “riservata personale al RPCT”. Per la segnalazione si invita ad usare il modulo che si trova sul pagina web dedicata al whistleblowing della Fondazione, cui è allegata anche l’informativa sulla privacy.
• in forma orale: con incontro diretto con il RPCT fissato entro un termine ragionevole, su richiesta mandata via busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata personale al RPCT”; di tale segnalazione il RPCT stenderà processo verbale, di cui darà lettura al segnalante, al quale consegnerà l’informativa sulla privacy.

In ogni caso:

• è mantenuta, sempre in modo assolutamente riservato, l’interlocuzione fra RPCT e il segnalante, cui possono essere richieste eventuali integrazioni;
• è dato diligente seguito istruttorio alle segnalazioni ricevute, previa valutazione circa la sussistenza dei requisiti di ammissibilità o di fondatezza della segnalazione;
• è dato riscontro alla segnalazione entro 2 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 2 mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione stessa.

IMPORTANTE

La segnalazione deve essere circostanziata

Le segnalazioni devono essere circostanziate, cioè contenere la descrizione della violazione (descrizione del fatto, del tempo, del luogo, del soggetto autore o degli elementi che consentono di ricavare quanto precede) – e può essere supportata da idonea documentazione e da informazioni. Per poterne consentire la trattazione, devono essere indicati chiaramente:

• tempo (data e possibilmente ora) e luogo in cui si è verificata la violazione;
• autore/i (o elementi che consentono di identificarlo);
• persone coinvolte/eventuali testimoni;
• descrizione del fatto;
• eventuale documentazione a sostegno.

Le segnalazioni anonime

In assenza della identificazione la segnalazione è considerata anonima e non beneficia delle tutele previste per il whistleblowing. È quindi importante che il segnalante nella segnalazione si identifichi e dichiari di volersi avvalere della possibilità di mantenere riservata l’identità e di beneficiare delle tutele previste per eventuali ritorsioni (subite in ragione della segnalazione) se vuole poterne beneficiare.
Le segnalazioni anonime, se circostanziate, vengono trattate dalla Fondazione Haydn di Bolzano e Trento alla stregua di segnalazioni ordinarie, e, come tali, ad esse non si applicano disciplina e tutele previste per il whistleblower (tutela della riservatezza e tutele dalle eventuali ritorsioni; inoltre se la segnalazione non riporta i dati identificativi del segnalante, non è più sottratta ad un eventuale accesso: qualora la segnalazione sia oggetto di istanza di ostensione, potranno trovare applicazione le discipline delle singole tipologie di accesso (a seconda dei casi, documentale o civico generalizzato). Tuttavia, la normativa prevede che al segnalante anonimo successivamente identificato che subisse ritorsioni, va garantita la tutela dalle ritorsioni.

Canale esterno di segnalazione

È possibile effettuare una segnalazione esterna all’ANAC (che assicura le stesse garanzie di riservatezza e protezione indicate nella normativa), solo quando:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Misure di protezione

Al segnalante e agli altri soggetti tutelati dalla normativa (v. paragrafo sotto) si applicano le misure di protezione stabilite dal D. Lgs. 24/2023 quando ricorrono le condizioni generali sopra riportate (al momento della segnalazione, il segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo previsto dal decreto; la segnalazione è stata effettuata secondo le procedure previste).

Irrilevanza dei motivi personali: i motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

Le 4 MISURE DI PROTEZIONE sono le seguenti:

1) Riservatezza

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L’identità della persona segnalante – e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi – non può essere rivelata, senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
È garantita la massima riservatezza anche dell’identità delle persone coinvolte (il segnalato) e delle persone menzionate (es. testimoni) nella segnalazione fino alla conclusione del procedimento avviato in ragione della segnalazione stessa.
La segnalazione (se di whistleblowing) è sottratta per legge all’accesso documentale e a quello civico generalizzato.
In ogni caso, la raccolta dei dati personali è effettuata fornendo idonee informazioni ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679, nonché adottando misure a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate, ai sensi del D. Lgs. 24/2023, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del medesimo decreto e del Regolamento (UE) 2016/679.

2) Divieto di ritorsioni

Tutti i soggetti che beneficiano delle misure di protezione (il segnalante e le altre persone tutelate dalla normativa (v. paragrafo sotto) non possono subire alcuna ritorsione, da intendersi come qualsiasi comportamento, atto od omissione – anche solo tentato o minacciato – posto in essere in ragione della segnalazione, che provochi o possa provocare alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
Le presunte ritorsioni devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC. Queste persone possono comunicare (solo) all’ANAC le eventuali ritorsioni che ritengono di avere subito, alle cui indicazioni ed approfondimenti si rinvia alla pagina dedicata.

Es. non esaustivi di comportamenti ritorsivi (art. 17, co. 4, D. Lgs 24/2023):

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Inversione dell’onere della prova: nell’ambito dei procedimenti aventi ad oggetto l’accertamento dei suddetti comportamenti, atti od omissioni, si presume che gli stessi siano stati causati dalla segnalazione e l’onere della prova contraria è a carico di colui che li ha posti in essere.

3) Misure di sostegno

Sono fornite dagli Enti del Terzo Settore iscritti in apposito elenco istituito e pubblicato presso l’ANAC alla pagina dedicata. Consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

4) Limitazioni di responsabilità

Non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni (es. quelle coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello professionale forense e medico; quelle relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali) se, al momento della segnalazione, aveva ragionevoli motivi di ritenere che la rivelazione delle informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione sia stata presentata con le modalità richieste dalla legge. Per ulteriori informazioni si rinvia al sito dell’ANAC alla pagina dedicata.

Soggetti cui sono estese le misure di protezione

Le misure di protezione si applicano anche alle seguenti categorie di soggetti aventi un legame qualificato con la persona segnalante:

• i facilitatori, vale a dire coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con essa un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà del segnalante o per i quali la stessa persona lavora, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

Perdita delle tutele

Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e al segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.